Kasa fiskalna (rejestrująca) to niezbędne urządzenie dla przedsiębiorców chcących prowadzić sprzedaż towarów i usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Oprócz ewidencjonowania sprzedaży, kasy fiskalne pomagają w kontroli obrotów, prowadzeniu raportów oraz przechowywaniu i przesyłaniu danych rozliczeniowych.
Kto musi używać kasy fiskalnej?
Obowiązek stosowania kas fiskalnych dotyczy określonych grup przedsiębiorców, których obroty przekraczają ustalony limit, lub prowadzących działalność w określonych branżach. Warto również pamiętać, że prowadzenie działalności nierejestrowanej nie zwalnia z obowiązku posługiwania się kasą fiskalną.
Podstawowe obowiązki związane z posiadaniem kasy fiskalnej
Wystawienie i wydanie paragonu
Przedsiębiorcy są zobowiązani do wystawienia i wydania klientowi paragonu z każdej sprzedaży.
Wystawianie raportów dobowych oraz miesięcznych
Każdego dnia po zakończeniu sprzedaży oraz na koniec miesiąca (do 25. dnia następnego miesiąca) należy wystawiać i drukować raporty dobowe oraz miesięczne.
Okresowe przeglądy kasy fiskalnej
Przeprowadzanie okresowych przeglądów kasy fiskalnej jest obowiązkowe i musi odbywać się nie rzadziej niż co dwa lata.
Prowadzenie książki kasy fiskalnej
Przedsiębiorcy muszą prowadzić i przechowywać książkę kasy fiskalnej, która zawiera szczegółowe informacje o eksploatacji danego urządzenia.
Archiwizacja danych
Dane z kasy fiskalnej muszą być archiwizowane zgodnie z wymogami zależnymi od typu posiadanej kasy fiskalnej.
Zgłaszanie nieprawidłowości
Każda nieprawidłowość w działaniu kasy fiskalnej musi być niezwłocznie zgłaszana do serwisu kas fiskalnych.
Udostępnienie kasy do kontroli
Przedsiębiorcy są zobowiązani do udostępnienia kasy fiskalnej do kontroli na żądanie właściwych organów.
Połączenie z Centralnym Repozytorium Kas
W przypadku kas on-line konieczne jest zapewnienie stałego połączenia internetowego pomiędzy kasą a Centralnym Repozytorium Kas.
Płatności bezgotówkowe
Przedsiębiorcy od 1 stycznia 2022 muszą umożliwiać konsumentom dokonywanie płatności bezgotówkowych w każdym miejscu wykonywania działalności.
Co zrobić w przypadku awarii kasy fiskalnej?
Jeżeli nie można prowadzić ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej z powodu jej awarii, przedsiębiorca może użyć kasy rezerwowej. Jeśli nie posiada kasy rezerwowej lub nie może jej użyć, sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej musi zostać wstrzymana.
Przepisy prawne związane z posiadaniem i wykorzystaniem kasy fiskalnej są znacznie bardziej rozbudowane oraz zróżnicowane w zależności od typu posiadanej kasy fiskalnej.
Jeśli planujesz nabycie kasy fiskalnej i chcesz zapewnić prawidłowe funkcjonowanie Twojej działalności gospodarczej oraz uniknąć potencjalnych sankcji skontaktuj się z doradcą podatkowym i umów się na konsultację. Formularz kontaktowy dostępny jest tutaj – link
